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1. Grundsätzliches:
Grundsätzlich wird die Betreuung ehrenamtlich geführt, d.h. auch unentgeltlich. Der ehrenamtliche Betreuer erhält in der Regel keine Vergütung für seine Tätigkeit. Dem Betreuer sollen jedoch bei der Führung der Betreuung keine zusätzlichen Kosten entstehen und deshalb hat er Anspruch auf Ersatz seiner Aufwendungen und Auslagen.
Hat der Betreute noch eigenes Vermögen (hier gilt grundsätzlich die Vermögensfreigrenze nach dem SGB XII in Höhe von 2.600,– Euro, so muss der Betreuer den Anspruch direkt bei dem Betreuten geltend machen. Dieser ist zur Zahlung an den Betreuer verpflichtet. Das Einkommen des Betreuten ist ebenfalls zu berücksichtigen (§ 1836c BGB). Auch hier sieht das SGB XII als Einkommensgrenze einen Betrag von 694,– Euro (Stand: 01.07.2007) vor (zu Einzelheiten der Einkommens- und Vermögensfreigrenzen siehe insbesondere Infobrief 5503).
Wenn der Betreuer den Aufgabenkreis Vermögenssorge hat, kann er die ihm zustehenden Beträge direkt aus dem Vermögen des Betreuten entnehmen. Für die erforderliche Rechnungslegung hat er entsprechende Auszahlungen zu dokumentieren und nachzuweisen. Hat er keinen unmittelbaren Zugriff auf das Vermögen des Betreuten, so muß er beim Amtsgericht einen Antrag auf Festsetzung stellen (§ 56g FGG).
Stirbt der Betreute, so muss der Betreuer seine Aufwendungen gegenüber den Erben geltend machen. Der Anspruch richtet sich nunmehr gegen das Erbe. Auch den Erben steht ein gesetzlicher Freibetrag in Höhe von 2.082,– Euro (Stand: 01.07.2007) zu (Einzelheiten hierzu siehe Infobrief 5515).
Liegt sogenannte Mittellosigkeit (§ 1836d BGB) des Betreuten vor, d.h. ist das Vermögen unterhalb der Grenze von 2.600,– Euro bzw. kann der Aufwandsersatz nicht vollständig aus dem einzusetzenden Einkommen oder Vermögen gezahlt werden, so richtet sich der Aufwendungsersatz des Betreuers gegen die Staatskasse, also das zuständige Amtsgericht. In diesen Fällen ist der Antrag auf Erstattung der Aufwendungen direkt beim Amtsgericht zu stellen. In dem Antrag an das Gericht sollten die aktuellen finanziellen Verhältnisse des Betreuten dargestellt werden, damit dem Gericht eine Prüfung der Voraussetzungen der Erstattung durch die Staatskasse möglich ist.
Für ehrenamtlicher Betreuer bestehen grundsätzlich 2 Möglichkeiten, die Aufwendungen abzurechnen:
• Ersatz der tatsächlichen Aufwendungen
• pauschale Aufwandsentschädigung
Spätestens zum Ende des Betreuungsjahres muss der Betreuer als entscheiden, ob er ohne Einzelnachweis den Pauschalbetrag nach § 1835a BGB oder gegen Einzelabrechnung den Aufwendungsersatz nach § 1835 BGB geltend macht. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn seine erstattungsfähigen Einzelaufwendungen höher als der Pauschalbetrag sind. Der ehrenamtliche Betreuer hat also insofern ein Wahlrecht.
2. Ersatz der tatsächlichen Aufwendungen: Rechtsgrundlage: § 1835 BGB
Folgende Aufwendungen können hier z.B. in Frage kommen:
a) Ausgaben für die Inanspruchnahme von Porto und Telekommunikationsleistungen. Hier können nur Entgelte für Porto und Gesprächseinheiten abgerechnet werden, nicht aber anteilige Kosten für die Beschaffung oder Einrichtung der technischen Geräte oder Anlagen.
b) Ausgaben für Büromaterial: Ordner, Schreibpapier, Quittungsblock, etc. nicht jedoch die Kosten für die Anschaffung eines PC oder Druckers
c) Kosten für Abschriften, Fotokopien etc.
d) Fahrt- und Reisekosten: Solche Kosten können durch Besuche des Betreuten oder durch die Wahrnehmung von Verhandlungs- oder Gerichtsterminen im Rahmen der Amtsführung entstehen. Erstattet werden bei der Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln die tatsächlich entstandenen Kosten (bei eigener Monatskarte gibt es keinen Kostenersatz), bei Pkws eine Fahrtkostenerstattung von 0,30 Euro pro Kilometer.
e) Kosten für eine Haftpflichtversicherung für den ehrenamtlichen Betreuer, soweit kein Versicherungsschutz über einen Betreuungsverein bzw. die Sammelversicherung des jeweiligen Bundeslandes besteht; ggf. Kosten für eine erforderliche Höherversicherung
f) Steuern und Kosten eines Rechtsstreites, die sich als notwendige Folge der Amtsführung ergeben.
g) Dolmetscherkosten, wenn der Betreute die deutsche Sprache nicht beherrscht.
Bei den Aufwendungen f) und g) empfiehlt es sich auf jeden Fall, vorher mit dem zuständigen Rechtspfleger beim Amtsgericht zu sprechen.
Keine erstattungsfähigen Aufwendungen sind:
a) die eigene Arbeitskraft und Tätigkeit, die der ehrenamtliche Betreuer zur Führung der Betreuung verwendet
b) ein Verdienstausfall, den der ehrenamtliche Betreuer durch den Zeitaufwand erleidet, der für die Führung der Betreuung erforderlich ist
c) anteilige Kosten für eine eigene Büroorganisation
Wichtig: Der Aufwendungsersatz erlischt, wenn er nicht innerhalb einer Frist von 15 Monaten nach seiner Entstehung gegenüber dem Betreuten oder dem Gericht geltend gemacht wird. Es können nur die Kosten berücksichtigt werden, die auch belegt, (z.B. durch Quittungen) oder zumindest glaubhaft gemacht werden (z.B. bei Telefoneinheiten).
3. Pauschale Aufwandsentschädigung: Rechtsgrundlage § 1835a BGB
Es ist ebenso möglich, anstelle der tatsächlichen Aufwendungen die pauschale Aufwandsentschädigung (z.Zt. max. 323,– Euro jährlich) geltend zu machen. Hier sind dem Gericht keine Belege und Nachweise über die tatsächlichen Ausgaben vorzulegen. Neben der pauschalen Aufwandsentschädigung kann der ehrenamtliche Betreuer jedoch keine weiteren Kosten mehr geltend machen, da mit der pauschalen Entschädigung der gesamte Anspruch abgegolten ist.
Es empfiehlt sich deshalb unter Umständen, zumindest im ersten Jahr der Übernahme einer ehrenamtlichen Betreuung die entsprechenden Nachweise (Belege, Fahrtenbuch usw.) zu sammeln, um überhaupt einschätzen zu können, ob die pauschale Aufwandsentschädigung ausreichend sein wird.
Endet die Betreuung vor Ablauf eines Jahres, hat der Betreuer Anspruch auf eine anteilige Aufwandsentschädigung (z.B. für 6 Monate 161,50 Euro).
Wichtig: Die pauschale Aufwandsentschädigung wird für jede geführte Betreuung gezahlt, d.h. bei mehreren Betreuungen kann sie für jede Betreuung in Anspruch genommen werden. Der Anspruch auf Aufwendungsersatz erlischt, wenn er nicht innerhalb von 3 Monaten nach Ablauf des Jahres, in dem der Anspruch entsteht, gegenüber dem Betreuten oder dem Gericht geltend gemacht wird.
Wichtig: Sie können Ihre Aufwendungen erstmalig 1 Jahr nach Übernahme der Betreuung geltend machen, d.h. es gilt grundsätzlich n i c h t das Kalenderjahr. Wurde die Betreuung z.B. zum 01.07.2004 übernommen, so können Sie frühestens zum 01.07.2005 abrechnen. Bei Betreuerwechsel oder Tod des Betreuten kann natürlich sofort abgerechnet werden.
4. Vergütung für ehrenamtliche Betreuer/innen: Rechtsgrundlage: § 1836 Abs. 2 BGB
Das Vormundschaftsgericht kann auch dem ehrenamtlichen Betreuer eine angemessene Vergütung bewilligen, wenn der Betreute nicht mittellos ist und
a) vorhandenes Vermögen des Betreuten und
b) der Umfang oder die Schwierigkeit und Bedeutung der zu erledigenden Geschäfte
die Bewilligung rechtfertigen.
Das bedeutet, dass Betreuer nur bei Vorliegen dieser beiden Kriterien überhaupt mit einer „Entschädigung“ für ihre Tätigkeit und die in das Ehrenamt investierte Zeit rechnen können. Das vorhandene Vermögen muss dabei erheblich über dem Freibetrag von 2.600,– Euro liegen müssen.
Da es sich hierbei um eine Sondervorschrift handelt, die nur für bestimmte Einzelfälle Anwendung finden kann, empfiehlt es sich, vorher auf jeden Fall mit dem zuständigen Rechtspfleger beim Amtsgericht zu sprechen.
5. Ersatz von Aufwendungen für Familienangehörige:
In vielen Fällen werden Familienangehörige als Betreuer vom Amtsgericht bestellt. Familienangehörige sind ebenfalls ehrenamtliche Betreuer und haben unabhägig von einer möglichen Unterhaltspflicht Anspruch auf Erstattung ihrer Aufwendungen bzw. Anspruch auf die pauschale Aufwandsentschädigung (vgl. BGH, FamRZ 1996, 1545). Bei der Aufwandspauschale ist durch § 1835a Abs. 3 BGB gesetzlich geregelt, dass bei Anspruch gegenüber der Staatskasse Unterhaltsansprüche ausdrücklich nicht zu berücksichtigen sind. Richtet sich der Anspruch des Angehörigen hingegen gegen das Vermögen des Betreuten, so ist eine Berücksichtigung der Unterhaltsansprüche – z.B. im Wege der Aufrechnung – durchaus möglich.
Steuerpflicht für die Einkünfte aus Betreuertätigkeit:
Die Einkünfte aus der Betreuertätigkeit unterliegen unter Umständen der Einkommenssteuerpflicht; als Einkünfte im Sinne des Steuerrechts zählen auch die Aufwandspauschale des ehrenamtlichen Betreuers, der hierfür nicht den Freibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG beanspruchen kann. Die Aufwandsentschädigungen sind deshalb sonstige Einkünfte i.S. des § 22 Nr. 3 EstG und daher grundsätzlich steuerpflichtig. Die Aufwandspauschalen und Aufwandsentschädigungen sind in diesen Fällen Einkommen und bei der jährlichen Einkommenssteuererklärung des Betreuers anzugeben. Gleichzeitig können jedoch die tatsächlichen Ausgaben, die für die Führung der Betreuung erforderlich waren, als sog. Werbungskosten in Abzug gebracht werden. Bei der pauschalen Aufwandsentschädigung können ohne weiteren Nachweis 25 % pauschal als Werbungskosten anerkannt werden. Hat der Betreuer höhere Werbungskosten, muss er diese im Einzelfall belegen (ausführlich zur Steuerpflicht Erlass des Bay. Finanzministeriums vom 07.04.2004, abgedruckt unter Anlage II zu § 1835a BGB).
Hinweis: Sind mehrere Betreuer gleichzeitig für einen Betreuten bestellt, so steht jedem die volle Aufwandspauschale zu. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob die Betreuer für dieselben oder für unterschiedliche Aufgabenkreise bestellt sind (vgl. BayObLG, BtPrax 2002, 36; OLG Frankfurt am Main, FGPrax 2002, 115).
Aufwendungen und Aufwandspauschale werden nur auf Antrag des Betreuers erstattet bzw. gewährt (siehe Mustervordruck 5406).
Bei Fragen zum Aufwendungsersatz sowie zur pauschalen Aufwendungsentschädigung und der möglichen Vergütung beraten die Mitarbeiter der Betreuungsbehörden, der Betreuungsvereine sowie die Rechtspfleger beim zuständigen Amtsgericht.
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